這八個(gè)“錦囊”，讓你的公文簡(jiǎn)潔明了！ 發(fā)布時(shí)間：2019年08月30日 17時(shí)來(lái)源：本站原創(chuàng)瀏覽：2216 人次
公文用語(yǔ)具有較強(qiáng)的政治性、政策性、指導(dǎo)性和實(shí)用性，因此公文的語(yǔ)言必須簡(jiǎn)明扼要，切忌長(zhǎng)篇大論。同時(shí)，也要注意不要由于片面追求簡(jiǎn)練，而使文義不能得到完整、準(zhǔn)確的表達(dá)。
那么，怎樣才能做到行文的簡(jiǎn)明呢？我們可以從以下幾個(gè)主要方面入手：
開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直陳其事，不要兜圈子
撰寫(xiě)公文，不必像文學(xué)作品那樣，還需要做個(gè)鋪墊或者設(shè)置謎題，引人入勝，我們只需開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直截了當(dāng)寫(xiě)明公文的主要內(nèi)容即可。
例如：“《實(shí)施意見(jiàn)》的出臺(tái)，是落實(shí)省委省政府工作要求、營(yíng)造“政策最優(yōu)、成本最低、服務(wù)最好、辦事最快”環(huán)境的必然要求?！秾?shí)施意見(jiàn)》的出臺(tái)，就是通過(guò)建立健全保護(hù)企業(yè)家合法權(quán)益、激發(fā)優(yōu)秀企業(yè)家精神的政策體系，給企業(yè)家吃下定心丸、注入強(qiáng)心劑，讓企業(yè)家輕裝上陣、放手發(fā)展?！?/p>
這種寫(xiě)法就開(kāi)宗明義直截了當(dāng)?shù)攸c(diǎn)出《實(shí)施意見(jiàn)》的重要作用及意義價(jià)值。
使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)
凡不是人人周知或只在特定領(lǐng)域、特定人群中使用的簡(jiǎn)稱(chēng)，首次出現(xiàn)的時(shí)候要全稱(chēng)，以后再出現(xiàn)就可以用簡(jiǎn)稱(chēng)。
例如：“加州”是“加利福尼亞州”的簡(jiǎn)稱(chēng)，首次出現(xiàn)就需要用全稱(chēng)，“加利福尼亞州（下稱(chēng)加州）”。
另外，使用簡(jiǎn)稱(chēng)要使用約定俗成的規(guī)范用法，例如中紀(jì)委、中組部等。
多用陳述句、祈使句
公文是實(shí)用性極強(qiáng)的文體，為了直接說(shuō)明情況、提出要求，這就需要在公文中常采用陳述句和祈使句，因?yàn)檫@兩種句式能增強(qiáng)語(yǔ)言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字簡(jiǎn)潔明白，干凈利落。
例如：當(dāng)撰寫(xiě)報(bào)告、交代問(wèn)題時(shí)，盡量使用陳述句，將問(wèn)題表達(dá)清晰；
當(dāng)布置任務(wù)，傳達(dá)精神的時(shí)候，應(yīng)盡量使用祈使句，動(dòng)詞開(kāi)頭，說(shuō)明具體怎么做。
換句話說(shuō)，上行文應(yīng)盡量使用陳述句，下行文盡量使用祈使句。而對(duì)于描寫(xiě)的句子，帶有個(gè)人感情的疑問(wèn)句或感嘆句應(yīng)該盡量少用或不用。
圍繞主題，刪繁就簡(jiǎn)
公文的實(shí)用性要求公文語(yǔ)體要講求效率，力爭(zhēng)做到“益一字則文贅，損一字則意闕”的境界。
同時(shí)，由于公文主旨和觀點(diǎn)的需要及文種的不同要求，材料應(yīng)詳略得當(dāng)。否則讓人感到內(nèi)容拉雜，不得要領(lǐng)，反而掩蓋主旨。
例如：寫(xiě)“請(qǐng)示”常常容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是把“請(qǐng)示”的緣由寫(xiě)得過(guò)于具體、繁雜，使具體“請(qǐng)示的事項(xiàng)”反而不突出。
有的人甚至認(rèn)為“請(qǐng)示的緣由”寫(xiě)清了，“請(qǐng)示的事項(xiàng)”不用寫(xiě)自然就明白了，這也是一個(gè)誤區(qū)。
“請(qǐng)示”最核心的就是把“請(qǐng)示的事項(xiàng)”寫(xiě)得具體、明白。
精煉詞語(yǔ)，句子成分共用
在公文語(yǔ)體中可以采用句子成分共用的形式，避免很多重復(fù)詞語(yǔ)，使語(yǔ)意的表達(dá)顯得非常簡(jiǎn)潔。
例如：“中華民族是一個(gè)有著悠久文明歷史的民族，中華民族是一個(gè)勤勞勇敢的民族，中華民族是一個(gè)富于創(chuàng)造精神的民族。”
可以把以上三個(gè)小句中的謂語(yǔ)成分集中起來(lái)，共用一個(gè)相同的主語(yǔ)和賓語(yǔ)：中華民族是一個(gè)有著悠久文明歷史、勤勞勇敢和富于創(chuàng)造精神的民族。
這樣句子就顯得語(yǔ)意集中，句式緊湊，更便于理解。但運(yùn)用成分共用要注意瞻前顧后，詞語(yǔ)搭配合理。
恰當(dāng)運(yùn)用古詞語(yǔ)
大量的古語(yǔ)精華正合乎公文語(yǔ)言簡(jiǎn)潔凝練表意確切的要求。當(dāng)我們閱讀古代典籍的時(shí)候，那些至今生命鮮活的精粹古語(yǔ)就會(huì)撲面而來(lái)。
例如：孔子的《勸學(xué)》中的“溫故知新”“見(jiàn)賢思齊”“不恥下問(wèn)”；
《孟子》中的“天時(shí)”“地利”“人和”“苦其心志”“浩然之氣”；
魏征《諫太宗十思書(shū)》中的“居安思?！薄敖渖菀灾G”，諸如此類(lèi)不勝枚舉。
如果把這些古詞語(yǔ)恰當(dāng)運(yùn)用到公文中，不僅使文章表達(dá)精練，而且還增加了文章的文化底蘊(yùn)。
另外古語(yǔ)詞一兩個(gè)字、幾個(gè)字往往可以表達(dá)極為豐富的內(nèi)容，這些特點(diǎn)正好切合了公文語(yǔ)體對(duì)語(yǔ)言詞匯的要求。因而在公文中恰當(dāng)使用古詞語(yǔ)是必要的。
同時(shí)也要充分認(rèn)識(shí)到古語(yǔ)詞的某些缺陷，在使用時(shí)必須遵循時(shí)代性原則和意義明確原則。
使用公文專(zhuān)用語(yǔ)
公文專(zhuān)用語(yǔ)一般都有特定的含義，在長(zhǎng)期寫(xiě)作實(shí)踐中形成了言簡(jiǎn)而意豐的特點(diǎn)。這些專(zhuān)用語(yǔ)都是約定俗成的，在公文語(yǔ)言表達(dá)上十分凝煉簡(jiǎn)明，在公文寫(xiě)作中可適當(dāng)運(yùn)用。
例如：一篇“請(qǐng)示”的結(jié)束用語(yǔ)常常是“當(dāng)否(妥否)，請(qǐng)批復(fù)”，這樣就比“是不是妥當(dāng)，請(qǐng)給予指示，我們好按照指示去辦理”要簡(jiǎn)煉的多。
又如在公文中經(jīng)常出現(xiàn)的詞“收悉”“妥否”“鑒于”，分別表示“收到并且了解”“不知是否妥當(dāng)”“考慮到”，這些專(zhuān)用語(yǔ)的運(yùn)用不僅使語(yǔ)言簡(jiǎn)潔精煉，而且也不會(huì)出現(xiàn)理解上的障礙。
能起到簡(jiǎn)練作用的公用專(zhuān)用語(yǔ)匯大致有以下幾個(gè)方面：
開(kāi)頭用語(yǔ)：茲(茲有、茲經(jīng)、茲因、茲由……)，據(jù)(據(jù)悉、據(jù)查、據(jù)了解、據(jù)反映、據(jù)核實(shí)……)，經(jīng)(經(jīng)查明、經(jīng)研究、經(jīng)審查、經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)……) 等。
稱(chēng)謂用語(yǔ)：本(本部……)、貴(貴店……)、該(該公司……)等等。表態(tài)用語(yǔ)：同意、照辦、即辦、當(dāng)即執(zhí)行、堅(jiān)決貫徹等等。
引敘用語(yǔ)：聞(欣聞、傾聞……)，悉(欣悉、驚悉……)等等。謙敬用語(yǔ)：承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝感激、不勝榮幸、大力協(xié)助等。
總結(jié)用語(yǔ)：總之、綜上所述、據(jù)此、對(duì)此、為此等。希望用語(yǔ)：希(希予、希將……)、請(qǐng)(務(wù)請(qǐng)、擬請(qǐng)……)等等。
結(jié)束用語(yǔ)：此(此令、此復(fù)……)、特此(特此通知、特此通報(bào)、特此函達(dá)……)，希、望、盼(希遵照?qǐng)?zhí)行、望貫徹落實(shí)、盼即妥善處理、盼復(fù)……)等。
明確語(yǔ)意，凝煉句子，力戒重復(fù)
比如一篇關(guān)于新聞發(fā)言人的《意見(jiàn)》初稿中有一段：
“明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開(kāi)展工作，確保其能列席重要會(huì)議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時(shí)獲取第一手資料，掌握重要信息，為新聞發(fā)布作好相關(guān)準(zhǔn)備。要為新聞發(fā)言人開(kāi)展工作創(chuàng)造條件，進(jìn)一步規(guī)范新聞發(fā)言人的權(quán)責(zé)，為新聞發(fā)言人敢說(shuō)話、愿說(shuō)話、善說(shuō)話創(chuàng)造相對(duì)寬松的工作環(huán)境。讓新聞發(fā)言人進(jìn)入知情圈、決策圈、行動(dòng)圈。新聞發(fā)言人應(yīng)能參加重要會(huì)議、閱讀重要文件，可向本單位主要負(fù)責(zé)同志建議開(kāi)展新聞發(fā)布活動(dòng)的時(shí)機(jī)、內(nèi)容、形式和人選?！?/p>
這段中，重復(fù)的、不必要的意思頗多，“讓新聞發(fā)言人進(jìn)入知情圈、決策圈、行動(dòng)圈”的提法也不確切。
應(yīng)修改為：“明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開(kāi)展工作，確保其列席重要會(huì)議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時(shí)獲取第一手資料，掌握重要信息。新聞發(fā)言人可向本單位主要負(fù)責(zé)同志建議開(kāi)展新聞發(fā)布活動(dòng)的時(shí)機(jī)、內(nèi)容、形式和人選?！边@樣避免了內(nèi)容重復(fù)，語(yǔ)言也比較簡(jiǎn)潔。
